Så skapar ni det bäst planerade kontoret i kvarteret | KONE

Text: David J. Cord

Kontorsbyggnaden genomgår en revolution. Ny teknik, företagsmål och arbetssätt kräver en helt ny typ av kontorsbyggnad samt ett helt nytt sätt att hantera flödet av människor. Smidiga flöden kan vara avgörande i om kontorsupplevelsen blir lyckad eller inte.

– Entrén ger ett första intryck av en byggnads varumärkesbild eller, när om ni hyr en hel byggnad, företagets varumärkesbild, säger Reetta Ranne, Senior User Experience Specialist på KONE. Det är också utgångspunkten för människors upplevelse av personflöden.

Entrén sätter standarden för upplevelsen i byggnaden, från att enkelt hitta receptionen till att undvika långa besöksköer vid dörrar eller hissar. När man väl kommit genom entrén så handlar allt om varierande kontorslokaler.

Kontorsytor som består av egna bås gav plats åt det öppna kontorslandskapet, som skulle kunna rymma fler personer på en mindre yta samt uppmuntra till interaktion. Men den öppna kontorslayouten har sina begränsningar och de senaste åren visar trenden att fler väljer aktivitetsbaserade kontor.

Resultat som beskrivs i KONEs handbok People Flow Experience in offices visar att på ett aktivitetsbaserat kontor väljer människor sin plats beroende på de aktuella uppgifterna, från ett lugnt ställe till en plats skapad för samarbete. Detta innebär extra rörelse då människor utför olika uppgifter under dagen, vilket gör att personflödet blir än mer komplext.

– Utgångspunkten för planering av ett smidigt flöde är att identifiera färdvägar, flaskhalsar och möjliga tvärflödespunkter i byggnaden", säger Ranne.

Det är ingen enkel uppgift att hantera flödet av människor. Viktiga faktorer är antalet personer som använder byggnaden, byggnadens layout och hur människor navigerar i och runt den. Byggnaden har i allmänhet tre pikar av personflöden: morgon, lunchtid och sen eftermiddag, men det kan finnas betydande variationer.

– När en kontorsbyggnad upptas av en enda hyresgäst ökar trafiken mellan våningarna. I byggnader med flera hyresgäster finns en blandning av trafikmönster, förklarar Ranne.

Personflödet är ofta större i byggnader med en enda hyresgäst, då människor har liknande rutiner. Flera olika hyresgäster resulterar ofta i en mängd olika arbetskulturer och mönster som hjälper till att underlätta toppflöden. Men flera hyresgäster ger olika utmaningar.

– I en byggnad med flera hyresgäster kan behovet av tillgänglighetskontroll bli mer kritiskt, påminner Ranne. Byggnadens användare och personflöde blir ännu mer varierande, till exempel i flerhyresbyggnader där en del av byggnaden används för bostads- eller detaljhandel.

Den lokala kulturen har också inflytande på personflödet i kontorsbyggnader. Nordamerikaner avskyr till exempel att vänta på en hiss, medan människor i öst är mindre frustrerade över det. Även vad man föredrar för personflöde skiljer sig åt – latinska kulturer accepterar täta folkmassor, medan arabiska länder vill ha mer personligt utrymme.

Dessutom är det viktigt att överväga erfarenheten av alla typer av grupper i kontorsbyggnader, eftersom de kan ha väldigt olika behov.

– Kontorsarbetare använder byggnaden ofta och optimerar sina rörelser, medan besökare behöver tydlig vägledning, berättar Ranne. Varuflöden måste också hanteras på ett sätt så att de inte stör personflödet. Alla som använder byggnaden bör erbjudas lika möjligheter när det gäller tillgänglighet, till exempel breda grindar för rullstolsburna och ljusbelysning i hissar för synskadade.

Det är inte allt. Nya framsteg inom Internet of Things (IoT) gör en mer responsiv eller till och med förutsägbar byggnad möjlig. Om hyresgästen på en viss våning tenderar att ta lunch vid en viss tid varje dag, kan till exempel hissar vara tillgängliga precis i tid för att underlätta resan ner till kafeterian.

– Byggnadens atmosfär påverkar människors humör, så om byggnaden fungerar som den borde, kan de utföra sitt arbete på ett mer effektivt sätt eftersom byggnaden stöder deras individuella arbetssätt”, säger Ranne.

En sådan tillfredställande miljö gör stor skillnad när det kommer till att öka både produktivitet och effektivitet över hela organisationen.

För att veta mer, läs KONE’s People Flow Experience in Offices: A handbook for planning office spaces (ENG).